Jako właścicielom mikro lub małych firm prawdopodobnie zdarzyło się Państwu pomyśleć o outsourcingu jakiegoś aspektu działalności firmy. Korzyści ze zlecenia części działań na zewnątrz wydają się oczywiste, wielu ekspertów promuje outsourcing jako lekarstwo na wysokie koszty działalności poszczególnych działów firmy: począwszy od technologii informatycznych, poprzez rachunkowość, marketing i HR kończąc. Wydaje się niemal możliwe uruchomienie całej firmy nigdy nie zatrudniając ani jednego pracownika.

Zastanówmy się przez chwilę jakie są inne powody firm, decydujących się na ten krok. Jaki jest wpływ outsourcingu na te aspekty działalności, których nie można przedstawić liczbowo?

W tym artykule omówimy trzy zagadnienia związane z outsourcingiem: powody, korzyści i zagrożenia. W szczególności zajmiemy się outsourcingiem technologii informatycznych (IT).

Outsourcing – Powody

  1. Obniżenie i kontrola kosztów działalności. Kiedy firma zleca cześć działań do firmy zewnętrznej, eliminuje koszty związane z zatrudnieniem pracowników: proces rekrutacji, szkolenie, ubezpieczenia społeczne itd.
  2. Skupienie na głównych procesach biznesowych. Nie można być najlepszym w we wszystkich aspektach działalności. Jest to nie tylko niemożliwe, ale również niepraktyczne. Outsourcing pozwala skupić się na podstawowych procesach biznesowych (mówiąc krótko „na zarabianiu pieniędzy”), podczas gdy inna firma zadba o właściwe funkcjonowanie procesów jej przekazanych.
  3. Dostęp do wyjątkowych umiejętności. Zlecając obsługę informatyczną firmie zewnętrznej, za relatywnie niską cenę,  można korzystać z wiedzy i doświadczenia specjalistów IT. Firmy zajmujące się outsourcingiem często wymagają od swoich pracowników, aby posiadali specjalistyczne szkolenia oraz certyfikacje.
  4. Zwiększenie produktywności pracowników. Zapewne każda firma posiada przynajmniej jednego pracownika, który jest biegły w obsłudze komputerów lub księgowości. Często zdarza się również tak, że taki pracownik jest zatrudniony na zupełnie innym stanowisku. Jeśli zajmuje się on dodatkowymi zleceniami, to kto wykonuje jego podstawowe obowiązki. Outsourcing pozwala pracownikom na osiągnięcie maksimum możliwości, bez konieczności tracenia czasu na zlecenia, które ktoś z doświadczeniem wykonana szybciej i lepiej.
  5. Brak budżetu na zwiększenie zatrudnienia. Z drugiej strony, być może w firmie nie ma nikogo, kto mógłby zająć się tematem systemów informatycznych, a zatrudnienie takiej osoby nie wchodzi w rachubę. Outsourcing może być bardzo dobrą alternatywą: zarówno krótko- jak i długoterminową.
  6. Lepsze skutki restrukturyzacji. Gdy w firmie trwa restrukturyzacja zmierzająca do obniżenia kosztów, podniesienia jakości czy ilości usług, często jedynie działy o kluczowym znaczeniu są brane pod uwagę. Działania wspierające główne aspekty biznesowe nadal muszą być wykonywane a outsourcing może być tu optymalnym rozwiązaniem.
  7. Lepsze wykorzystanie dostępnych funduszy. Delegowanie działań wspierających na zewnątrz jest z reguły tańsze niż obsługa tych działań w ramach firmy. Dzięki temu, outsourcing pozwala na lepsze wykorzystanie funduszy firmy. Oszczędności uzyskane dzięki obsłudze zewnętrznej można przeznaczyć na udoskonalenie produktu czy usługi.
  8. Obniżenie ryzyka. Znajomość zagrożeń informatycznych i wiedza na temat aktualnych technologii jest kluczowa dla właściwego działania systemów informatycznych. Firmy świadczące usługi outsourcingu muszą  świadczyć usługi najwyższej jakości dla wielu klientów. W związku z tym ich specjaliści zazwyczaj wiedzą co w danym momencie jest właściwym rozwiązaniem, a co nie. Ta wiedza i doświadczenie w zdecydowanym stopniu redukuje ryzyko wdrożenia niewłaściwego, a czasem nawet bardzo kosztownego, rozwiązania.