W pierwszej części omówiliśmy powody, dla których firmy decydują się na skorzystanie z outsourcingu.
W części drugiej omówimy zagrożenia , jakie może z sobą nieść zlecanie działań firmie zewnętrznej.
Outsourcing – Zagrożenia
Zawsze kiedy przekazujemy część odpowiedzialności za biznes – bez względu na to, czy jest to nowy pracownik, czy firma zewnętrzna – istnieje pewne ryzyko. Czy wybrany pracownik lub firma jest właściwa do wykonywania tych obowiązków? Czy będą robić to czego od nich oczekujemy? Jak będzie układała się współpraca z obecnymi pracownikami firmy? Te i inne pytania pojawiają się przed właścicielami małych firm przy takich okazjach.
Właściciele firm, rozważający skorzystanie z outsourcingu usług IT, muszą zdawać sobie sprawę z następujących czynników ryzyka:
- Część działań IT ciężko zlecić firmie zewnętrznej – właściwie działające systemy informatyczne wpływają na działanie całej firmy, począwszy od prostych czynności wykonywanych każdego dnia przez pracowników a skończywszy na kompleksowych rozwiązaniach automatyzujących te systemy. Wybrany dostawca usług IT musi posiadać wiedzę niezbędną do realizowania nawet najbardziej skomplikowanych zleceń.
- Utrata kontroli – Bez względu na to, czy zlecenie dotyczy zastąpienia całego działu czy też wykonania konkretnej czynności, podpisanie umowy outsourcingu sprawia, że kontrola i zarządzanie dotyczące zakresu umowy jest przekazana na zewnątrz. Co prawda jest umowa, ale kontrola nad wykonaniem działań będzie leżeć po stronie innej firmy. Firma outsourcingowa nie będzie prawdopodobnie według tych samych norm i zasad co Państwa firma. Firmy outsourcingowe są zazwyczaj prowadzone w celu osiągnięcia zysku ze świadczonych usług.
- Dodatkowe koszty – Umowa, podpisywana z firmą outsourcingową, szczegółowo wymienia usługi, które firma będzie świadczyć. Każda rzecz nie ujęta w umowie może być podstawą do uiszczenia dodatkowej opłaty.
- “Sytuacja bez wyjścia”. Jeżeli firma zewnętrzna nie dokumentuje swojej pracy w sieci i systemie, lub jeśli zmusza do zakupu ich własnego oprogramowania, można poczuć się jak w sytuacje bez wyjścia. Rozwiązanie umowy z obecnym dostawcą może w takiej sytuacji wiązać się z problemami w ponownym przejęciu odpowiedzialności za systemy IT.
Większość z tych zagrożeń można całkowicie uniknąć, jeśli podczas rozmów z potencjalnym dostawcą zadadzą Państwo odpowiednie pytania.
Na zakończenie części 3 niniejszego artykułu zamieścimy podpowiedzi pytań, które warto zadać. Zajmiemy się również korzyściami z korzystania z usług firmy outsourcingowej.